Utskriftsvennlig versjon

Møte/utvalshandsaming

Når møteplan for året er fastsett i januar, oppretter arkivtenesta møta i Acos Møte (Websak).

Sakshandsamar oppretter saker til utvalsbehandling i Websak. Utvalssaker opprettast som eigne journalpostar i eksisterande sak. Sakshandsamar melder opp saka til dei utval som skal handsame den. Dato for møte skal ikkje leggast inn. 

Sakshandsamar gjer ferdig saksframlegg med sakutgreiing og innstilling.  Dersom sakshandsamar må ha godkjenning frå leiar før ferdigstilling av saksframlegget, vert det sendt ei oppgåve til leiar - Til godkjenning.  Når saka er godkjent av leiar, vert status på saka endra til ferdigstilt. 
Dersom saksframlegga er ferdigstilt i god tid før oppretting av sakliste, kan ein overføre saka frå kølista til sakskartet, slik at politikarane kan lese saka i Møteportalen på nettbretta sine.

1 veke før møtet oppretter møtesekretariatet sakskart og lagar møteinnkalling for dei enkelte møta.  Første saker i kvart møte er 1. Godkjenning av innkalling og sakliste, 2. Godkjenning av protokoll frå førre møtet, 3. Referatsaker.  Deretter vert saker frå kølista  ført over på sakskartet og gitt møtedato og saksnummer.  Innkalling vert fletta og saklista vert ferdigstilt (status  I = innkalling sendt).  Drum vert køyrd, og sakene vil då ligge på heimesida. 

Medlemmane i utvalet, varamedlemmar og diverse aviser og tillitsvalde  får epost om at saklista er klar.  Kopi av saklista vert sett inn i eposten. 

Etter møtet sender utvalssekretær vedtaka over til servicekontoret, som skriv møteprotokoll og møtebok. Dersom ei sak vert utsett, må ein melde opp saka på nytt/sette status Utsett, slik at den kjem på kølista til neste møte. 

Møteboka  vert sent til utvalssekretær for godkjenning.  Når møteprotokollen er godkjend, setter servicekontoret vedtakskode 10 på sakene som er ferdig handsama og protokollerer møtet.

Sakshandsamar får sine ferdighandsama saker med vedtakskode 10 i ei kurv på arbeidsbordet.  Sakshandsamar lager vedtaksbrev og setter på vedtakskode 60 for å stadfeste at saka er utsendt. 

Den underteikna møteboka vert sett i perm, for seinare å bli innbunde.

Laster...