Forskrift om offentlege anskaffelser § 3-2, jfr. også forsyningsforskrifta § 5-1 krev at det skal førast protokoll over innkjøp på det som overstig til ei kvar tid gjeldande terskelverdiar. Protokollen som omtale alle vesentlege tilhøve og viktige vedtak gjennom heile prosessen med innkjøpet skal arkiverast.

Fylgjande rutine gjeld for Stryn kommune:

Det vert oppretta ei arkivsak for kvart anbod.  Anbodsfrist skal stå på linje 2.

Kunngjering av anbodet er første dokument i saka - dette er offentleg.

Tilbod som kjem inn vert datostempla og påført klokkeslett og signert av den som har motteke.  Tilboda vert samla til anbodsfristen er ute.  Dersom tilbod kjem på epost skal dei avvisast (gjeld alle tilbod som er lagd ut på Doffin eller TED). 

Når anbodsfristen er ute, henter sakshandsamar alle tilboda og desse vert opna saman med eit vitne.  Det skal førast anbodsprotokoll.

Alle tilboda og anbodsprotokollen vert levert til post/arkivtenesta, som registrerer dei i anbodssaka i WebSak.  Saksdokumenta og protokollen skal vere unntatt offentlegheit etter Offentleglova § 23 tredje ledd fram til tilbydar er bestemt.  Etter tilbyder er bestemt er dokumenta offentlege, med mindre dei inneheld teiepliktbelagde opplysningar i medhald av lov.

Brevet til anbodsvinnar skal skrivast i WebSak.  Det same gjeld brev til andre tilbydarar med grunngjeving for kvifor dei ikkje får kontrakt.

Avtale med tilbydar skal registrerast som utgåande dokument i WebSak.   Når avtalen kjem inn signert, - og signatur av kommunen er påført, skal denne registrerast i anbodssaka som eit inngåande dokument.  Original vert oppbevart i avtalearkivet.