Sakshandsamar er medansvarleg for at arkivet til ei kvar tid er ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Sakshandsamar er ansvarleg for at alle saksdokument dei arbeider med er journalført. Dokument som vert sendt direkte til sakshandsamar, skal vidareførast til post-/arkivtenesta  for registrering. Epostar som kjem direkte til sakshandsamar, skal registrerast i rett arkivsak.

Dokumenta i ei sak skal haldast samla – og det skal vere samsvar mellom dokumenta som inngår i eit saksnummer i sak-/arkivsystemet.

Sakshandsamar skal ferdigstille utgåande journalpostar og notat so snart dei er ferdig.

Inngåande dokument skal avskrivast etter kvart, og restansekontroll på både inngåande og utgåande dokument skal foregå fortløpande.