Forskrift om offentlege anskaffelser § 3-2, jfr. også forsyningsforskrifta § 5-1 krev at det skal førast protokoll over innkjøp på det som overstig til ei kvar tid gjeldande terskelverdiar. Protokollen som omtale alle vesentlege tilhøve og viktige vedtak gjennom heile prosessen med innkjøpet skal arkiverast.

Fylgjande rutine gjeld for Stryn kommune:

Stryn kommune nyttar ein webapplikasjon, - eu.eu-supply.com (ein del av Mercell) til handtering av anbod.  All sakshandsaming foregår i denne webapplikasjonen.  Den er ikkje fullelektronisk eller har integrasjon til sakhandsamarsystemet (Websak).  Sakshandsamar må laste ned dokumenta og legge dei inn i  anbodssak i Websak.

Det vert oppretta ei arkivsak i Websak for kvart anbod.  Anbodsfrist skal stå på linje 2. Arkivsaka er gradert med UO-3, § 23 tredje ledd.

Dokument frå webapplikasjonen vert overført etter kvart.

Kunngjering av anbodet er første dokument i saka - denne er offentleg.

Tilbydarane legg inn sine anbod i webapplikasjonen.  Når anbodsfristen er ute, fører sakshandsamar anboda over i arkivsaka i Websak.

Anbodsprotokoll, kommunikasjon mellom tilbydarar og kommunen, tildeling av anbod og avtale vert overført etter kvart.

Saksdokumenta og protokollen skal vere unntatt offentlegheit etter Offentleglova § 23 tredje ledd fram til tilbydar er bestemt.  Etter tilbyder er bestemt er dokumenta offentlege, med mindre dei inneheld teiepliktbelagde opplysningar i medhald av lov.