Sakshandsamar er medansvarleg for at arkivet til ein kvar tid er ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Sakshandsamar er ansvarleg for at alle saksdokument dei arbeider med blir arkivlagt. Dokumenta i ei sak skal haldast samla – og det skal vere samsvar mellom dokumenta som inngår i eit saksnummer i sak-/arkivsystemet.

Sakshandsamar er og ansvarleg for at opplysningar underlagt teieplikt vert korrekt avskjerma i journalen, også på internproduserte dokument.  Interne notat skal journalførast.

Sakshandsamar skal difor:

• Dagleg opne sakssystem (og fagsystem) for å sjekke innboks og restanser.  Dokumenta i saksystemet (Websak) vert avskrivne etter kvart som dei er besvart/lest, slik at Innboksen på arbeidsbordet i Websak er ajour til ei kvar tid.
• Kontrollere at mottekne dokument er registrert i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar. Arkivverdige saksdokument som kjem direkte til sakshandsamar, skal leverast til arkivtenesta for registrering. Arkivverdige epostar som kjem direkte, skal sakshandsamar registrere sjølv i rett arkivsak.  Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte. (jf. Arkivforskrifta §3-5) 
• Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit
• Kontrollere at alle sidene er innskanna korrekt i kvart dokument
• Privataddressert post skal leverast uopna til sakshandsamar.  Sakshandsamar pliktar, dersom dette er saksdokument, å returnere posten til arkivtenesta for journalføring og skanning. (jf. arkivforskrifta § 3-1). 
• Sakshandsamar må sikre at motteke epost kan handsamast også ved fråvær over lengre tid
• All sakshandsaming skal skje i kommunen sitt saksystem eller fagsystem. Ingen saksdokument skal lagrast i personlege filer/mapper
• Sakshandsamar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgående brev.  Når dokumentet er ferdig skrive, vert dokumentet ekspedert og får status E.  Arkivtenesta vi då dagen etter gjere om status til J (Journalført) og dokumenta vert konvertert til pdf.format, og offentlege dokument vert lagt ut på heimesida 2 dagar  etter.
• I samråd med kommunalsjef/kommunedirektør lage saksframlegg til politiske utval. Sakshandsamar skal knytte vedlegg til sakspapiret.
• Sakshandsamar kan gje tilgang til andre sakshandsamarar for eigne saker.  Dersom ein ynskjer tilgang til saker og saksdokument, skal dette i hovudsak skje gjennom leiar/saksfordelar.
• Sakshandsame delegerte saker.
• Før ein sakshandsamar sluttar,  pliktar denne å køyre ut sine restansar og informere leiar om ubesvarte saksdokument

Kontinuerlige oppgåver:

• Syte for å overhalde fristar til forfall og restansar
• Syte for at arkivtenesta får melding om at ei sak skal avsluttast.  Det vil seie at ein ikkje forventar fleire brev i saka. (Arkivet kan evt. opne saka igjen dersom det skulle vise seg å vere nødvendig)

I arkivfaglege saker er sakshandsamar underordna arkivleiar i kommunen og til ei kvar tid pålagt å følge gjeldande rutinar.

Sakshandsamar er ansvarleg for at all arkivverdig elektronisk kommunikasjon med andre offentlege og private organisasjonar vert arkivet i sak/arkivsystemet.  Døme: skjema til NAV og KLP skal arkiverast i personalmappa.  Søknad om tilskot/midlar via nettsider skal lagrast i sak/arkivsystemet på rett arkivsak.  Dette skal skje enten ved å skrive ut skjemaet, eller lagre det som eit pdf.dokument og importere det i arkivsaka.  Sakshandsamar har ansvar for å kontrollere at alle opplysningane er korrekte og komen med på utskrifta.  Post/arkivtenesta scanner utskrifta på den aktuelle arkivsaka.

Når handsaming av saka i Websak er ferdig, skal saka avsluttast. Sakshandsamar plikter å avskrive alle dokument i saka, og gjev arkivtenesta beskjed om å avslutte saka. 

Utlån av eldre arkivmateriale skal alltid skje gjennom arkivtenesta.  Arkivtenesta tek kontakt med Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane viss det gjeld avlevert arkivmateriale.  Eksternt utlån skal berre førekomme i særskilde tilfelle og etter avtale med kommunedirektør.

Utlån skal registrerast på lånekort i arkivet eller i eigen utlånsprotokoll.  Lånetida er maksimalt fire veker, og arkivtenesta skal ha melding dersom utlånstida må forlengast.  Utlånt arkivmateriale er lånar sitt ansvar til det er tilbakelevert.  Lånar må passe på at arkivmaterialet returnerast i same stand og orden som det er utlånt.  Arkivtenesta kvitterer for tilbakelevert materiale.