Alle dokument kring tilsetting skal registrerast i saksarkivet (Websak).  Tilsettingssaker for ekstern utlysing vert oppretta i Webcruiter.  Når saka er oppretta i Webcruiter og annonse laga, vert det automatisk oppretta sak i Websak, med arkivdel SAK og etter K-kodar.  Gradering UO-1 (tekstdokumentet er gradert) - §25. 

Annonsene skal ikkje vere graderte.

Søkjarane søkjer via elektronisk søknadsskjema som ligg i annonsa.  Attestar og vitnemål kan lastast opp i søknadsskjemaet.

Søknadane ligg i Webcruiter til søknadsfristen er ute.  Sakshandsamar sjekker om nokon av søkjarane har bedt om at namnet sitt ikkje skal offentleggjerast.   Grunngjeving vert vurdert, og svar sendt ut til søkjaren.  Får ein godkjent at namnet ikkje vert offentleggjort, vert dette markert på søknaden, slik at namnet ikkje kjem opp i den offentlege søkjarlista.  Får ein avslag, kan søkjar velge å trekkje søknaden eller la namnet sitt offentleggjerast.

Sakshandsamar overfører søknadane frå Webcruiter til Websak manuelt.  Søknadane er gradert med UO-3, dvs. at namnet på søkjaren og søknaden ikkje er tilgjengeleg.  Sakshandsamar overfører utvida søkjarliste (gradert med UO-3) og offentleg søkjarliste (er offentleg).

Vedtak om tilsetting vert gjort i Websak og melding om tilsetting går ut til den tilsette digitalt via eSignering.  Den tilsette signerer digitalt arbeidsavtala (tek imot eller avviser) og det signerte avtala går tilbake til tilsettingssaka som eigen journalpost, merka signert eller avslått.  Dersom den tilsette har reservert seg for digital post, vert det oppretta ny journalpost i tilsettingssaka, merka med reservert.    Sakshandsamar må då skrive ut arbeidsavtala og be den tilsette signere manuelt.

Den tilsette har 6 dagar på å signere arbeidsavtala. Når fristen er ute, er ikkje arbeidsavtala tilgjengeleg for signering lengre. Då vil ny journalpost legge seg i tilsettingssaka, - merka med utgått. Sakshandsamar ber post- og arkiv endre status på den utsendte arbeidsavtala tilbake til R (reservert), og sender den ut på nytt.  Dersom vedkomande ikkje signerer, må ein ta kontakt for å klargjere kvar problemet ligg.  Det må foreligge svar frå alle som får tilsendt ei arbeidsavtale.  Om det ikkje er mulig, må ein lage eit notat i saka.

Når den tilsette har teke imot stillinga, skal sakshandsamar sender ut melding frå Webcruiter til dei som ikkje vart tilsette. Attester og vitnemål som den tilsette har lagt ved søknaden vert overført til Websak.  

Om den tilsette ikkje tek imot stillinga, vert det sendt ut avtale til den neste søkjaren som er aktuell.  Om ingen av søkjarane er kvalifisert, og ein vil lyse ut stillinga på nytt, - må ein lage eit notat i tilsettingssaka med vurderingane ein er gjort, og grunngjeving for at saka vert avslutta.

Sakshandsamar sender tilsettingssaka til arkivet for avslutting.

Arkivtenesta kopierer dokumenta over til personalmappa til den tilsette, - evt. oppretter ny Personalmappe - tilsetting m.m.  Journalposten består av Melding om tilsetting (hoveddokument) og annonse (heimeside), søknad, vedtak om tilsetting, returslipp (vedlegg).  Tilsettingssaka vert avslutta.

Internsøkjarlister:

Internsøkjarlister gjeld for alle faste deltidstilsette som ynskjer endra stillingsprosent eller anna arbeidsstad.  Helse- og sosialetaten har eiga internsøkjarutlysing, skule- og kulturetaten har "personalmeldingar", og sentraladministrasjon og teknisk etat har eiga internsøkjarliste.  Søknadsfristen er ca. 1. desember kvart år, og internsøkjarlista gjeld for 1 år frå 1. februar.  

Det vert oppretta ei arkivsak pr år for intersøkjarliste for kvar etat.  Annonse/oppslag vert oppretta i arkivsaka. Det er utarbeidd eigne digitale søknadsskjema som skal nyttast.  Desse vert registrert i arkivsaka. Når fristen er ute,  opprettar helse- og sosialetaten ei oversikt med utrekna ansiennitet på alle søkjarane  (dei andre etatane har ikkje denne rutina). 

For stillingar der det vert stilt spesielle krav til helse, skal det leggast fram tilfredsstillande legeattest som vert arkivert i personalmappa.
For stillingar i barnehage, skule, barnevern og helse- og omsorgtenestene må det før tiltreding ligge føre tilfredsstillande politiattest (jfr. krav i lov og forskrifter). Politiattestene vert arkivert i personalmappa.

Tidsavgrensa arbeidsavtaler:

Alle arbeidsavtaler vert oppretta av HR-avdelinga.  Tenesteleiarane sender melding til HR-avdelinga om det skal utsendast tidsavgrensa arbeidsavtaler eller tilkallingsvikaravtaler. 

Tidsavgrensa arbeidsavtaler vert oppretta direkte i personalmappa til den tilsette.  Avtalene inneheld arbeidsplass, tidsrom dei gjeld for og kven ein er vikar for.  Avtalene vert sendt ut digitalt via eSignering. Signert avtale kjem inn i personalmappa som eigen journalpost.  HR-avdelinga kan opprette tidsavgrensa arbeidsavtale inntil 6 månader.

Tilkallingsvikaravtaler vert oppretta for 12 månader.  Tilkalling skjer etter behov, og tilkallingsvikaren har ikkje rett til å få tilbod om arbeid/vakter eller plikt til å ta arbeid/vakter. Avtalene vert oppretta i personalmappa til den tilsette, og sendt ut via E-signering. Signert avtale kjem inn i personalmappa som eigen journalpost.

Open søknad:
Ein kan sende ein open søknad til kommunen med ynskje om arbeid.  Dette er generelle søknader utanom stillingar som er utlyste.  På heimesida til Stryn kommune ligg eit digitalt skjema der ein kan søkje i helse- og sosialetaten, skule- og kulturetaten eller sentraladministrasjonen.  Ved behov vert ein kontakta direkte.